XDA智能手机网 - 第一智能手机评述媒体
科技您的位置:首页 >科技 >

太多电子邮件?以下是整理收件箱的5种最佳做法

发布时间:2019-02-27 15:27:26 来源:

对于我们大多数人来说,阅读和回复电子邮件可以节省多达28%的工作时间。需要出路?以下是一些实用且经过验证的方法,可帮助您管理每天收到的电子邮件。

电子邮件,如何管理电子邮件,如何删除电子邮件,如何管理Gmail上的电子邮件,清理电子邮件,批量删除电子邮件,清除电子邮件收件箱,如何管理电子邮件

以下是一些实用且经过验证的方法,可帮助您管理每天收到的电子邮件。(具象形象来源:true / rawpixel)

一般的专业人士每天收到121封电子邮件。当你必须处理那种音量时,很容易失去对收件箱的控制。对于我们大多数人来说,阅读和回复电子邮件可以节省多达28%的工作时间。与电子邮件管理相关的压力是真实的。

需要出路?以下是一些实用且经过验证的方法,可帮助您管理每天收到的电子邮件。

应用80/20规则

为了有效管理电子邮件,我们必须只关注导致80%结果的20%的投入。换句话说,焦点需要转移到我们从中获得最高价值的电子邮件的20%。这些可以是来自顶级客户的电子邮件,与最近项目相关的电子邮件,这些项目将帮助您实现突破性工作,发言机会,研讨会邀请等。

20%的电子邮件是需要立即关注和回复的电子邮件。他们需要得到最优先考虑。遵循这些电子邮件的两分钟规则:如果不到两分钟,请立即执行。

至于剩余的80%,请花点时间回复或遵循这里的任何提示来更好地管理它们(或将它们排除在外)。

暂停您的收件箱

如果您对收件箱中的电子邮件数量感到不知所措,并且此刻不想处理它们,您可以在发送或接收邮件时控制这些电子邮件。Boomerang for Gmail是一个简单的工具,可以充当私人秘书。只要您愿意,您就可以阻止收件箱接收电子邮件。它还可以向您发送提醒,帮助您安排电子邮件和设置自动回复。

触摸一次

顾名思义,touch-it-once是一个依赖于立即做出决定的原则。它也被称为Only Handle It Once(OHIO)方法。一遍又一遍地回到同一封电子邮件肯定会浪费很多时间。所以你触摸它一次,采取任何需要采取的行动,关闭它并继续下一个优先级。

解释:为什么Balakot是一个分水岭

一触即发的原则可能看起来很简单,但在电子邮件方面可能会有点难以理解。因为我们倾向于推迟回复电子邮件,这种想法潜伏在我们的脑海中很长一段时间。

保持这种心态很重要,特别是因为我们每天都处理大量的电子邮件。这将使您不会因未经发送的电子邮件而不断分心,这可能会大大降低您的工作效率。

设置默认回复

如果您发现自己一遍又一遍地输入相同的消息,则可以为类似的响应创建自己的模板。根据您发送的回复类型创建不同的类别,您可以根据各种回复对其进行相应的自定义。这将帮助您节省大量时间,否则从头开始编写邮件需要。

很多公司和个人都遵循这一点。他们创建了一组标准的回复,为其添加了一些个性化。

将您的群组电子邮件帐户转换为共享的收件箱

群组电子邮件可以一个接一个地弹出,并且可能与群组中标记的每个人相关,也可能不相关。可能只需要两名员工来处理该电子邮件,但不知何故有十二名员工接收了这些电子邮件。

需要有一种方法可以组织此类电子邮件,以有效的方式监控团队的工作流程。使用电子邮件协作工具作为此类问题的替代方案。

通过这样的工具,您可以轻松地将任务分配给团队中的任何人,而无需转发电子邮件。它还允许您在内部进行通信,而无需编写电子邮件。这两件事意味着你可以减少电子邮件的混乱。

最后,看看哪些对您有用!

管理电子邮件没有“一种正确的方法”。对某人有用的东西可能不适合你。管理电子邮件需要吸收一些规则和一些纪律。这很像养成一种新习惯。请给它一些时间。

热点推荐
随机文章